景氣動盪下,政府標案案量及預算似乎比較穩定,那第一次接觸到政府標案,該從何開始?怎麼做或該注意什麼呢?

商業合作&政府合作的差異

於開始之前,先和大家分享與「商業客戶」合作及「政府單位」合作的差異性

合作流程商業客戶合作政府單位合作
合作客戶商業客戶 政府單位
客源 1.陌生開發
2.既有客戶維繫
從政府採購網找提出需求的政府單位
需求探詢及挖掘 1.面訪
2.電訪
看「投標文件」上的需求說明
提案 1.企劃書撰寫
2.Mail 給窗口
1.服務建議書撰寫
2.寄紙本到收件單位
簡報不一定 通常會有評審會議進行簡報
確認合作通知 1.窗口聯繫
2.主動詢問
確認得標,會電聯及寄公文給窗口
執行執行注意執行查核時間點

說明完差異了,那我們就開始我們本篇的重點吧!

我一開始在寫政府標案企劃時,發現一開始,會遇到非常多的問題,也有許多令人頭暈目眩的細節,因此,以下將匯整相關重要關鍵資訊,幫助大家可以快速上手。

流程圖

【找合作需求】政府標案要從哪邊找?

全國各政府機關若有相關的標案採購需求,都會將標案需求上傳至【政府電子採購網】或【政府電子採購加值網】,若要找標案可以直接從網站上進行搜尋

政府電子採購網
政府電子採購加值網

【備註:兩者差異】其實這兩個其實是差不多的,標案也都會同步,只是【政府電子採購加值網】會比較慢,但包含「中華電信招標公告」,因此,我會建議以【政府電子採購加值網】為主,再加上有經過使用者體驗優化,以下也會以此網進行示範

但若想了解【政府電子採購網】使用,可點選【2020超詳細圖解指南】政府標案網站使用流程

【查詢】電子採購網使用三步驟

以下皆以【政府電子採購加值網】進行說明

【STEP 1】查詢
於【首頁】,點選左欄【進入查詢】

圖:【政府電子採購加值網】頁面

【STEP 2】關鍵字輸入
我建議以下兩種,避免搜尋出來的資料太多,且與廠商屬性較無關,自我篩選會花較多的時間

  • 依標的名稱查詢
    關鍵字設定,依照所屬公司性質搜尋,例如:工程、維修、技術、採購、整修、社群營運、影片、活動…等等,提供參考
圖:查詢頁面
  • 依採購機關查詢
    有些公司屬性非常明確,服務項目也非常專業,因此,建議可以針對特定的政府部門單位名稱進行搜尋,若有跨地域成本考量,也可以直接查詢當地縣市政府,例如:臺北市政府、環境保護局、勞動力發展署…等等
查詢頁面

STEP 3】下載資料

點選所需的標案名稱,再點入【 招標文件會員線上瀏覽】,【下載全部招標文件】

下載資料頁面

【事前評估】下載完後,最重要的一件事

標案文件中可能會含有投標須知,需求書,相關附件(文件依照主辦單位會有所不同),因此要記得「詳閱投標文件」,並注意以下事項
就像投資一定有風險,基金投資有賺有賠!申購前應詳閱「公開說明書」(笑)

  • 投標資格

不同標案會對投標廠商有不同的資格要求,或要求提出相關證明

  • 投標截止日&地點

有時候標案上標到投標截止日時間非常短,要考慮人力、企劃書撰寫、印製時間、送件地點、標案送達時間,不然忙了老半天,最後來不及,就非常可惜</p>

  • 所需文件

確認手邊是否有此資料,若沒有,就必須馬上評估申請的時間是否來得及,因為有些文件沒辦法立即取得

  • 預算評估
    確認標案的執行項目有哪些?執行項目的可行性,再針對人力、物力、相關支出費用進行估算看是否符合利潤

企劃書撰寫】服務建議書重點在哪裡?

於政府標案中,大多都統稱「服務建議書」,以下我都會以「服務建議書」進行說明,當我們做好前面的準備事項後,就需要把握時間,著手規劃。關於企劃書撰寫的詳細方式可參考這篇企劃書撰寫教學

  • 規格

首先在寫企劃書之前,最基本的就是看投標文件是否有說明規格,例如:字型,字級或頁數等等,否則寫太多,做得再精美,不符合規定,一樣無效

  • 確認標案執行項目

不管是在「投標須知」中,或者是我們自己在寫信,寫報告的時候,有時候會陷入一種狀況,就是「我覺得我寫得很清楚,講得很清楚,但別人其實是不太懂的」,或者是沒有講完全,建議可以多看幾次理解標案執行內容,若真的有疑問可以打電話給承辦人詢問清楚,也避免撰寫方向錯誤

  • 撰寫方向

服務建議書不像商業企劃書,可一直來回討論對焦。公部門相對謹慎,需在第一時間了解執行的可行性,因此,必須將執行內容寫的很詳盡,名稱、執行內容建議都要規劃進去,因為政府單位對於只提供示意圖、過去案例分享,會無法想像,他們需要非常明確的知道每一個細節

  • 預算表

因為政府機關對於此部分會更嚴格,因此必須注意預算安排的「合理性」、「費用編列名稱及費用上限」,因為有些單位對經費編列有固定的標準,這部分可以

但服務建議書的眉眉角角真的很多,以上為幾個最重要的關鍵,若有想知道詳細的內容及服務建議書架構再請參考「如何撰寫服務建議書?」

【最後階段:投標】也是最重要的關鍵來了

大家辛辛苦苦終於做完了前期評估,耗盡精氣神趕工終於完成了服務建議書,那接下來就是準備投標拉~~

但這個步驟,雖然很簡單,但只要一不小心,就會前功盡棄,供虧一簣,所以這個部分都是我最小心的,也最害怕的!一個不小心,一切努力都成了白功

1.服務建議書:注意印製數量和規格

2.認繳交投標文件是否備妥及蓋章

於標案上會說明必須提交的文件,但以下有兩個基本文件,是所有標案都一定要附上的。

  • 廠商登記或設立之證明

如公司登記或商業登記證明文件、非屬營利事業之法人、機構或團體依法須辦理設立登記之證明文件、工廠登記證明文件、許可登記證明文件、執業執照、開業證明、立案證明或其他由政府機關或其授權機構核發該廠商係合法登記或設立之證明文件

  • 廠商納稅之證明

最近一期或上期納稅證明,得以營業稅主管稽徵機關核發之核准之相關文件代之,如營業稅或所得稅。
*補充:若想知道更清楚的內容,可參考【法規標準

3.「電子領標」記得下載並附上

電子領標下載

後續流程

投標後,會進行「開標審查會議」,確認各家廠商繳交的資料是否完備,是否蓋章,這部分我們稱為「資格標」審查,沒有問題後,主辦單位會現場或另外通知,簡報會議時間,確認得標後,就會再通知,接下來就是「議價」,「決標」,「執行」。

想要知道更多的內容,或者希望影片教學,都歡迎許願和跟我分享!
就有機會拿到本週最新的「精選標案整理名冊
不用擔心漏掉任何一次商機!

在〈【最強懶人包】政府標案全攻略〉中有 20 則留言

  1. 採購、行銷方面的資訊真的是很多眉眉角角,與政府打交道的機會很難得,以後有機會跟政府標案再來嘗試看看LISA大大的分享!

    1. 對呀!這個部分真的有很多要注意的眉角,未來有任何問題,也都歡迎再詢問唷

  2. 第一次接觸這方面的知識,讓我有了一點方向,以後有需要用到時可以回來參考看看,感謝版主分享!

  3. 謝謝版主分享,一步一步都寫的非常詳細,對於要寫政府標案的新手來說,非常實用

    1. 政府標案主要是政府對外的採購,是一套公平公正公開的流程,只要是相符的廠商,都有機會可以來投標
      對廠商來說可以做什麼?就是在得標後,得到一個客戶,只是這個客戶是政府單位
      不知道這樣有沒有解決你的疑惑?

    1. 剛好每個人的專業領域不太一樣,你也可以上政府採購網,打跟你們工作有關的關鍵字,說不定會有意外的發現喔!^^

  4. 真的很清楚的說明,感謝版主分享,期待未來常有新作(收~加入個人工作指南網站書籤)

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