Last Updated on 2021-08-15 by Lisa

時間管理,不僅僅只是做計劃,這篇將漸進式從翻轉思維,重新建立時間概念,進而帶到建議的時間管理輔助工具,不是說空話,而是透過一步一步的行動和規劃,幫助大家更能抓住時間,做好時間管理,讓自己效率提高,降低拖延症。

有沒有曾經覺得自己做事很沒有效率?
有沒有知道某件事要做,但就是提不起勁,好像患了拖延症?
或者一整天好像沒有做到什麼事,一天就過了?

每個人都告訴我們,時間很重要,過了,就是過了,你沒辦法再回到前一小時,前一天。
但時間總是那麼無聲無息的溜走,走之前也不會打聲招呼。
它走後,還是有一百件事在等著自己
那如何透過時間管理,好好把時間緊緊抓住?

1.時間管理第一步:製作「時間紀錄表」提高對時間認知

相信很多人都曾有這種感受
怎麼好像一天還沒有做到什麼事情,就好累,時間就過了?

但有想過你真的、真的、真的做了這麼多事情嗎?
相信大家都知道時間很珍貴,但有時候「行為」又不受控制。
原本想工作,但突然有訊息通知,開始回覆訊息,回覆的同時,跳出了另一則通知,社群網站有人留言,也開始回覆留言。當意識到時,不知不覺可能1-2小時就過了。

我覺得要避免真的很難,但可以的,要如何提高對時間的認知?
製作專屬的「時間紀錄表」

為什麼要做時間紀錄表?
就像是「理財」,要從「記帳」開始,要先了解日常花費,又有哪些是不必要的花費,再來進一步,從實際狀況,自我反省、花費調整、提高對金錢的掌握度,時間管理也是一樣,需要先進行每天的時間記錄,同時培養時間感。

做法:
拿一張紙,於當天晚上,花10-20分鐘寫出今天做了什麼事,花了多久

同時要提醒,因為這個是寫給自己看,所以很多的小項目,不用隱藏,誠實的跟自己對話,誠實的來自我審視,就像下圖,你可以很實際地寫出你聊天、滑手機的時間。

但通常無法回想的這麼詳細,時間有可能也還記不得花了多久,卻想不起來,只記得好像有點久,但就是一個練習,慢慢培養對時間的感覺。

而且你看完「時間記錄表」,你就會知道,為什麼你一整天做了這麼多事,這麼累,為什麼你的提案都沒有進度?因為還停留在資料蒐集,而且花的時間也不多,所以提案一直沒有進度。

或者你會發現自己滑手機的時間比想像中來得久

當開始練習這樣做後,我發現,因為我晚上要記錄,所以我會更關注時間,去感受時間,了解當下,清楚的了解現在自己在做什麼,而不是模模糊糊的時間就過了,就算是看劇,也要知道自己是把這個時間規劃來好好放鬆,好好休息的時間。

以上這個方法是我在看《把時間當作朋友:沒有人能管理時間,你真正能管理的只有你自己》這本書學到的其中一個方法,我覺得真的很實用的方式,這本書還有非常多實用的方式和顛覆過去的一些認知,當「認知」改變後,「行為」自然會改變,也非常多人推薦,以下是書籍的內容介紹,詳細內容可看試閱

2.製作你的時間規劃表

「時間規劃表」主要是用來提醒自己要做甚麼事情,要花多少時間?
目前非常多人用這種方式,就是你在前一天晚上或當天早上把今天要做的事情都列出來。
做完一項,就劃掉一項
當一項一項被劃掉後,
當逐一處理完,就會像打怪一樣,一關一關的過,內心就會產生成就感,就不會覺得那麼累,排斥感也會降低,整個也會比較有效率。

小眉角:
大家在做時間規劃時,’有時候少了一個步驟,就是「細分」

若是一個大的專案,不要直接把這個視為一項,因為一大項一直都做不完,一直再代辦事項中,心裡焦慮感會逐步放大,甚至產生排斥感,就會開始拖延,陷入一個迴圈中。

所以要把這個專案中所需的工作內容逐一細項列列出來,每個都是獨立的代辦事項,就是「細分」,那該怎麼做?

我以「準備提案」為例

到這部分的時候,可能會有覺得有點混亂,一個是「時間記錄表」一個是「時間規劃表」,我來先簡短幫大家釐清一下

3.時間規劃4大輔助工具

(1)時間規劃表
提供兩種我用過覺得很不錯的時間規劃表,提供給大家參考

  • 24小時時間規劃表(日規劃表)
    這個自己用word或Excel就可以做得出來,只要印出來就可以了,非常方便。

  • 常見市售時間規劃表
    另外一種就是在文具店常看到的時間規劃表,但我會建議要買以下這種排版,因為這種的排版,好處就是左邊可以記下事情右邊可以用時間軸安排時間,但還是看每個人的習慣。
    以下是用「KOKUYO Campus活頁紙計畫罫B5-每日時間軸-藍」示意。

(2)子彈筆記
「子彈筆記術」為瑞德.卡洛(Ryder Carroll)所創立,主要是因為他從小患有注意力缺失症,難以控制自己的注意力,導致他沒辦法管理自己的想法、計畫,為了解決這個問題,他將規劃好的事情及想法,寫在一本筆記本,並透過符號標示事項,而這些黑點符號貌似子彈,因此被命名為「子彈筆記」。

我從2018年就開始用「子彈筆記術」,一開始真的照著書中的方式進行,但後來都會因為個人習慣,而有所調整,我覺得最棒的地方是可以隨時調整呈現方式,不只是時間規劃,你也可以把每日花費、運動時間、甚至日記都結合在這本當中

如果你不知道什麼樣的樣子適合你,可以去文具店看一下市售的行事曆,看看有沒有喜歡的版型,再來改造自己的子彈筆記,用用看,這樣的時間規畫格式,順不順手,不順手的話,下週再換其他格式,之後就會做出一本獨一無二,而且非常符合習慣的專屬記事本。

  • 子彈筆記需要包含哪些重點

1.索引頁:這個部分就是像一本書的目錄
2.半年計畫表
3.月計劃表
4.日計劃表
詳細內內容可以參考以下影片,我一開始也是針對上述四個重點進行規劃,我同時也在我的子彈筆記中放進記帳和運動規劃的部份,但依照需求,目前只留下了月計畫和日計畫表,我也常常更新日計畫的格式,建議大家都可以先試試看,再調整為最適合的方式。

如果大家想,了解更深入,可以看這幾本書
如果針對子彈筆記術,你想先從了解,自身思維轉變,再進行工具上的使用,建議可以先看這本。
>>《子彈思考整理術:釐清超載思緒,化想法為行動,專注最重要的事,設計你想要的人生》

若你只想知道具體的執行細節,一步一步跟著做,或者想知道還有哪些可能的變化,建議可以看這兩本,就是一步一步的去執行。
>>《子彈筆記術:隨時都能開始的超簡單記事法,輕鬆掌握生活大小事
它隨書有附贈專用頁碼筆記本,筆記本真的超有質感,尤其是那個書皮的藍色,簡約又美,我都捨不得用,筆記控一定會愛。
>>《【超強實例】快狠準!子彈筆記術「含Pantone新色筆記本+多功能標籤貼」

(3)便利貼
如果你沒有以上習慣,那可以用便利貼,一樣把要做的事情逐項的寫出來,然後一個一個劃掉。

除了這個用法,還有一個便利貼很好用的方式,就是一張便利貼寫今天要做的事情,另一個張便利貼,寫一些比較瑣碎的事情,需要做,但不急,先記下來,先處理手邊比較緊急的工作,晚點再處理,也不會有事情一直掛在心中,又怕忘記的焦慮,又能作好時間控管。

(4)番茄時鐘

  • 番茄時鐘法的由來(摘至維基百科
    番茄工作法是在1980年代由Francesco Cirillo創立的。該方法使用一個定時器來分割出一個一般為25分鐘的工作時間和5分鐘的休息時間,而那些時間段被稱為pomodoros,而pomodoros則為為義大利語單詞 pomodoro(中文:番茄)之複數。

雖然聽起來很簡單,就是設定一段專注的時間,再提供適當的休息時間,但其實整套番茄工作法包含了五大步驟:計畫、追蹤、記錄、加工、想像,讓在執行上能產生最大效用,同時也可以搭配前面已經說過的一些小技巧。

若你對這樣的工具有興趣,建議可以直接去看風靡30年的時間管理經典《間歇高效率的番茄工作法:25分鐘,打造成功的最小單位,幫你杜絕分心、提升拚勁》,透過書,也才能透過書中大量圖表範例,詳細拆解番茄工作法的方法與架構,更完整的用25分鐘做好時間管理。

4.執行時的三大關鍵

1.保留彈性,避免不可控因素發生

每天有很多事情要做,但有些不是一定要在今天完成,可能可以適時的安排到明天,不要一定要填滿每一刻,因為人生有許多不可控的因素,甚至是不可控的客戶或主管,因此,我們都需要保留足夠的彈性空間去處理,不要因為沒有保留彈性的空間,只能犧牲原本的規劃,久了,規劃也只淪為參考而已。

2.你的時間由你定義

知道很多人會對自己很嚴格,但記得保留休息時間,不是只有工作,才需要保留時間,適時的休息也是必要的。我過去曾經看過一篇文章提到,有成就的人,他們會規畫時間專心陪家人、運動、從事相關休閒娛樂。

所以適時的休閒娛樂也是必要的一部份,就算是想玩遊戲、追劇,只要自己清楚知道,自己這段時間是用來做甚麼,賦予這段期間一個定義,讓自己掌握時間主導。

3.沒有人能100%的有效率

在把時間當作朋友>一書有提到,沒有任何機器可以做到一直都是100的功率,更何況我們是人,我們怎麼有辦法發「總是」100%有效率。

如果我們強迫自己一定要這樣做的話,就容易像那些用100%的功率運轉的機器一樣,由於損耗太大而提前報廢。相信這都不是我們要的。

5.有效幫自己拿回時間主導權

相信看這篇文章的你,一定也是想在時間管理上努力,不管是想要提升效率,或往目標及夢想努力。我在持續練習,執行,修正的過程中,我發覺時間規劃除了幫助我們往目標逐步前進、克服拖延症、提高工作效率等,同時,我也覺得是一個慢慢拿回人生主導權的方式,

在工作上,當你規劃好,你就知道你的工作量,當主管指派新的專案時,你可以清楚的了解你有多少時間,新的專案是否有心力可以處理,或者評估自己是否能做完,時間是否來得及,都可以優先跟主管說。

可以說,你手邊有那些事情,後天有一份資料要給客戶,你規劃先做什麼,新的這個專案,你可以做,但一個人做不來,或者時間太趕,是否可能同步先問問其他同事先接,你再協助,而不是全部都只能回答「好」,只能「接受」,自己的時間壓力也不會那麼大,甚至沒有時間把事情做好,這樣反而更糟。

另外一種情況是用在生活上
今天朋友問你,今天你有事嗎?
可以陪我去買東西嗎?
但你其實心裡不想赴約,不過有時候,還是礙於,好像真的沒事,那就去吧!
時間很寶貴,我可以沒有事,但為什麼我要把我的時間保留給你?

而如果今天你已經有了明確規劃
就算晚上是要看劇(你的時間由你定義),也沒有什麼不行,這就是規劃給自己休息的時間呀,此時,你就可以很順,不帶猶豫的說:「不好意思,我今天有事,下次吧!(帶上不失禮貌的微笑)」

每個人的時間都很寶貴
時間過了,就是過了
所有的工具都是在幫我們成為人生的主人,但前提是要懂得善用。

>>延伸閱讀:克服懶惰,增加行動力的三大特效藥

在〈全方位時間管理:兩大技巧,四項工具,三大執行關鍵〉中有 7 則留言

  1. 想問版主是每天都要寫下紀錄表跟規劃表嗎?
    上面的時間規畫表讓我想到以前的課表XDDD 寫上每節要上什麼課就不會帶錯課本了
    我自己喜歡用便利貼的方式寫下代辦事項,這樣完成就可以撕下來感覺有點成就感:)
    不過剛開始想做時間規劃真的會排的比較滿,會參考上面的執行建議多留點彈性時間以避免臨時狀況發生~~~

  2. 寫下自己的時間規劃,真的可以幫助我們做起事來更有效率
    也可以真正了解自己的工作量,但要實際執行完成需要一點毅力哈哈

  3. 真的有時候會覺得做事沒效率又有點拖延症發作
    但看到版主說的時間規劃表覺得很棒
    如果能夠用這樣安排好自己什麼時候該做什麼
    我想幫助一定會很大的!!

  4. 時間真的是最寶貴的資源 很容易一不小心就把他浪費掉了 而且常常找不到方法來改善自己的時間使用效率 感謝Lisa分享好用的時間管理技巧 讓我能去改善自己的時間問題 就像Lisa最後說的:「所有的工具都是在幫我們成為人生的主人,但前提是要懂得善用。」 我必須好好記住它才行。

  5. 一直都有时间管理的问题,写下来真的能够认知到自己把时间花费到哪里
    谢谢版主的分享,真的很有帮助!

  6. 看完版主的文章之後也跟著做一份時間表,從今天晚上試試看寫出明天要做的事情,想來嘗試看看改變一下自己的時間管理,感謝版主用心分享,一起成為時間管理師!

  7. 時間管理真的很重要 有時候滑一滑手機時間就過了 什麼事也沒做 罪惡感也瘋狂提升 真的是一個惡性循環 非常感謝版主分享 很棒的推薦

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *